Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative .
Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente .
Autres : Logiciels: Excel, Word, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information
Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finance et RH, PSK, Banner, SEVE, Capsule, MonPortail, Explo.
Sous la responsabilité du coordonnateur, la personne appuie les directions de l’École d’art et de l’École de design en réalisant des tâches administratives reliées à la bonne marche des activités. Elle offre également un appui clérical au coordonnateur et à l’équipe de la gestion des études au besoin. La personne pourra également être appelée à aider d’autres unités de la faculté en présentiel ou à distance.
Tâches spécifiques du poste : Collabore à la préparation des charges de travail des enseignants; prépare et assure le suivi de l’ensemble des opérations dans PSK, incluant l’attribution, l’engagement des chargés de cours et la production des listes; Assure le suivi du calendrier du SPUL et du SCCUL et effectue les opérations nécessaires; Saisit les contrats d’embauche du personnel professoral et des étudiants; Prépare les rapports de dépenses et les demandes de paiement du personmnel; Tient à jour le fichier des dépenses afin d’aider à préparer les prévisions budgétaires de l’unité; Assure le suivi des jalons du Fonds de soutien à la réussite pour l’octroi de bourses; Procède au paiement des bourses, suite aux différents concours; Organise la remise des travaux des étudiants à chaque session; Accueil les visiteurs au secrétariat; Etc.
$ads={2}
$ads={1}